قسم إدارة الموارد البشرية في فيرجينيا

التنوع والفرص والشمول

جدول المحتويات

معلومات عامة
الإستشارات
الاستئناف
الشكاوى بسبب تضارب المصالح
مسؤوليات EEO
تعريفات

دليل شكاوى التمييز الوظيفي

معلومات عامة

§1.1 مقدمة

يعمل مكتب مشاركة القوى العاملة (OWE) باستمرار من أجل تحقيق مكان عمل تحويلي مستدام حيث يصبح التمييز الخفي والعلني والشخصي والرسمي شيئًا من الماضي. تلتزم OWE بمساعدة الوكالات في تعزيز العدالة والتعليم والتدريب ودعم حقوق الموظفين طوال عملية الشكوى بأكملها.

يطبق مكتب التوظيف والمساواة سياسة DHRM 2.05 تكافؤ فرص العمل ، والتي تحظر التمييز ضد موظفي حكومة الولاية والمتقدمين لوظائف حكومة الولاية.

205 تحظر سياسة إدارة الموارد البشرية. أيضًا الانتقام من الأفراد الذين يتقدمون بشكوى تمييز أو يشاركون في عملية الشكوى أو يعارضون ممارسة تمييزية.

يهدف دليل شكاوى التمييز في مجال تكافؤ فرص العمل هذا إلى توفير إرشادات للموظفين الحاليين والسابقين والمتقدمين للعمل في Commonwealth of Virginia Executive Branch agencies بشأن تقديم شكاوى التمييز في مجال تكافؤ فرص العمل، بالإضافة إلى توفير عملية موحدة لقيادة وكالات الدولة في التعامل مع شكاوى تكافؤ فرص العمل.

إن اختصاصنا في التحقيق في شكاوى التمييز ينطبق فقط على الموظفين الحاليين والسابقين، والمتقدمين للعمل في Executive Branch agencies، والذين يخضع موظفوهم لقانون شؤون الموظفين في Virginia. ينبغي على الموظفين الحاليين والسابقين مراجعة § 2.2-2905. “Certain officers and employees exempt from chapter” من Virginia Personnel Act لتحديد أهليتهم لتقديم طلباتهم إلى مكتبنا. يجب على الموظفين المعفيين من عمليتنا الاتصال بصاحب العمل بخصوص عملية الشكوى المعمول بها أو يجب عليهم تقديم طلب إلى اللجنة الفيدرالية لتكافؤ فرص العمل.

§1.2 معلومات الاتصال الخاصة بـ OWE

مكتب مشاركة القوى العاملة
إدارة الموارد البشرية
101 شارع 14الشمالي، 12 الطابق
Richmond, VA 23219
الهاتف: 804-225-2136
الموقع الإلكتروني: https://www.dhrm.virginia.gov/diversity-opportunity-inclusion
البريد الإلكتروني: owe@dhrm.virginia.gov

§1. سلطة 3

يعمل مكتب مشاركة القوى العاملة (OWE) داخل إدارة الموارد البشرية في ولاية Virginia (DHRM). تُكرّس كلٌّ منها جهودها مجتمعةً لتقديم نطاق واسع من القيادة والخدمات والتوجيه إلى Commonwealth.

ينفذ مكتب تكافؤ الفرص أوامر الحاكم التنفيذية بشأن تكافؤ الفرص وسياسة DHRM 2 05 ، وتكافؤ فرص العمل ، وقانون حقوق الإنسان في Virginia، والباب السابع من قانون الحقوق المدنية 1964 وجميع قوانين مكافحة التمييز الفيدرالية الأخرى.

§1. الدور 4

تعمل OWE كهيئة استئناف لشكاوى التمييز، ولكن فقط بعد مراجعة الشكاوى والفصل فيها من قبل وكالة التوظيف، وإصدار قرار الوكالة النهائي (FAD). يجب على الموظفين الذين يعتقدون أنهم تعرضوا للتمييز أولاً تقديم شكوى إلى وكالتهم، والتي ستقوم بمراجعة الأمر وربما التحقيق فيه. إذا كان الموظف غير راضٍ عن قرار الوكالة، فيجوز له بعد ذلك الاستئناف لدى OWE. للحصول على المساعدة في بدء عملية الشكوى، يجب على الموظفين الاتصال بقسم الموارد البشرية في وكالتهم.

في حالات نادرة، قد تقبل OWE شكاوى التمييز مباشرة. ستقوم OWE بمراجعة الشكاوى التي لم يتم التحقيق فيها من قبل الوكالة في حالة وجود تضارب في المصالح (COI). تتطلب مثل هذه الحالات اهتمامًا خاصًا.

تتيح DHRM – OWE عملية تقديم شكاوى التمييز في فرص العمل المتساوية للموظفين القيام بأحد الإجراءات التالية:

استأنف إدارة الغذاء والدواء الأمريكية (FAD) بشأن مزاعم التمييز، أو
قم بتقديم شكوى تمييز على أساس تضارب المصالح (COI) الذي يشمل قيادة الوكالة.

سيقوم OWE بتقييم كل استئناف وشكوى COI للقبول أو الرفض. في حالة القبول، سيستمر التحقيق في أقرب وقت ممكن إداريًا. في حالة الرفض، ستنتهي مشاركة OWE في هذه المسألة.

عادةً ما تتم مراجعة الطعون وشكاوى COI في غضون أسابيع 3-4.
بمجرد القبول، تنتهي التحقيقات عمومًا في غضون 180 يومًا من القبول.

على الرغم من ندرتها، إلا أن مراجعات الشكاوى والتحقيقات قد تتجاوز الفترات المحددة بسبب نقص الموظفين أو حالات التأخير الأخرى التي لا مفر منها.

لا تقدم OWE المشورة القانونية. يجب على الموظفين الذين يسعون للحصول على مشورة قانونية الاتصال بمحامي قانون العمل للحصول على إرشادات. يجب على الوكالات التي لديها أسئلة قانونية الاتصال بمستشارها المعين في مكتب المدعي العام.

§1.5 موارد الوكالة الأخرى

يحظر قانون Virginia والأمر التنفيذي الصادر عن الحاكم التمييز في أماكن العمل الحكومية على أساس العرق أو اللون أو الدين أو الأصل القومي أو الجنس أو الحمل أو الولادة أو الحالات الطبية ذات الصلة أو السن أو الحالة الاجتماعية أو الإعاقة أو التوجه الجنسي أو الهوية الجنسية أو التعبير الجنسي أو الانتماء السياسي أو وضع المحارب القديم. لدى موظفي الدولة موارد متعددة متاحة للتعبير عن مخاوفهم من التمييز أو مسائل أخرى في مكان العمل.

مكتب المدعي العام للحقوق المدنية

The Attorney General’s Office has established an Office of Civil Rights (OCR) that can accept complaints of employment discrimination.

The OCR can investigate complaints, refer the complaint to another agency with authority, or seek to facilitate a resolution.

If the complaint is not resolved, you may be provided with a notice of your right to file a lawsuit about your discrimination claim. More information can be found on the OCR website or by calling (804) 225-2292 or emailing civilrights@oag.state.va.us.

مكتب حل نزاعات العمل

يجب حل الشكاوى الناشئة في مكان العمل بشكل عادل وسريع. عند اختيار بديل مناسب لحل مشكلة أو قلق في مكان العمل، يمكن للموظفين وإدارة الوكالة الحصول على المعلومات والإرشادات من مكتب EDR ومكتب الموارد البشرية في وكالتهم. على الرغم من أن مستشاري EDR لا يقدمون استشارات قانونية،
أنهم يستطيعون المساعدة في تحديد السياسات ذات الصلة ومناقشة الخيارات المختلفة لمعالجة المخاوف
بمكان العمل.لا تقوم EDR بالدفاع عن الموظفين أو الإدارة، بل تقدم خدمات محايدة للمساعدة في حل النزاعات في مكان العمل. EDR تتولى إدارة كل من إجراءات التظلم وعملية الوساطة. كلاهما خياران قابلان للتطبيق لحل النزاعات في مكان العمل.

للاستفسارات المحددة حول عمليات EDR، يُنصح بالاتصال بـ EDR. يقع مكتب EDR في قسم إدارة الموارد البشرية ويمكن الوصول إليه عبر الهاتف على 804-786-7994 أو 1-888-23-ADVICE (232-3842). تتوفر معلومات إضافية على موقع EDR الإلكتروني. يجب على الوكالات الاتصال بمستشارها المعين في مكتب المدعي العام بشأن أي أسئلة قانونية.

اللجنة الفيدرالية لتكافؤ فرص العمل

EEOC هي الوكالة الفيدرالية التي تشرف على معظم قوانين التمييز الوظيفي الفيدرالية. يمكن تقديم الشكاوى من خلال موقع EEOC. ستقوم EEOC بمراجعة طلبك ويمكن أن تتخذ مجموعة متنوعة من الإجراءات، بما في ذلك إجراء تحقيق، أو السعي لحل المسألة من خلال الوساطة، أو تزويدك بخطاب «الحق في رفع دعوى» لك لرفع دعوى قضائية. لمزيد من المعلومات، اتصل على 1-800-669-4000.

ملاحظة: تحظر القوانين والسياسات المعمول بها التي تعمل بموجبها هذه الموارد الانتقام بسبب تقديم شكوى بشأن التمييز أو المشاركة في شكوى، مثل تقديم أدلة لدعم المطالبة. إذا كنت قد شاركت في أحد هذه الموارد وشعرت أن صاحب العمل قد انتقم منك، فاتصل بالمورد المناسب للإبلاغ عن الانتقام.

الإستشارات

§2.1 استشارات الموظفين

تتوفر المشورة السرية بشأن الطعون وشكاوى التمييز للموظفين الذين يفكرون في تقديم شكوى عبر معلومات الاتصال المذكورة. انظر § 1.1 معلومات الاتصال.

خلال المشاورات، سيقوم موظفو OWE بما يلي:

استمع إلى مخاوفك.
شرح القوانين والسياسات ذات الصلة.
نصيحة بخصوص خيارات الحل.
راجع الوكالات الحكومية أو الفيدرالية البديلة للحصول على المساعدة.
اشرح عملية الإيداع.

لا تقدم OWE المشورة القانونية. يجب على الموظفين الذين يسعون للحصول على مشورة قانونية الاتصال بمحامي قانون العمل.

§2.2 استشارة الوكالة

OWE متاح أيضًا للوكالات لتقديم التوجيه بشأن إنشاء مكتب تكافؤ فرص العمل (EEO).

سيقوم موظفو OWE بما يلي:

راجع سياسات EEO الحالية للوكالة، وتكوين القوى العاملة، وإجراءات الشكاوى الحالية، وقدم نماذج تحقيق EEO، والتشاور أثناء عملية الشكوى وعملية التسهيلات المعقولة.
وضع خطة تنفيذ مصممة خصيصًا، تحدد هيكل المكتب واحتياجات التوظيف والتسلسل الهرمي لإعداد التقارير.
تطوير وإجراء دورات تدريبية للقيادة والموظفين لتعزيز الوعي والامتثال.
إنشاء بروتوكولات جمع البيانات وإعداد التقارير لمراقبة تنوع القوى العاملة وتتبع التقدم نحو أهداف EEO.
تقديم الدعم المستمر ومراجعات السياسات الدورية ومبادرات التحسين المستمر لمواءمة وظائف مكتب EEO مع المتطلبات القانونية والتنظيمية المتطورة.

الاستئناف

OWE مسؤولة عن مراجعة الطعون المتعلقة بشكاوى تكافؤ فرص العمل (EEO) والبت فيها داخل الوكالة. على عكس مكتب EEO كامل الخدمات الذي يتعامل مع الشكاوى والتحقيقات والقرارات الأولية، يركز مكتب الاستئناف فقط حصريًا على إعادة النظر في القرارات التي تتخذها الوكالة. وتشمل وظائفها الأساسية مراجعة سجلات الحالات، وتقييم ما إذا كانت الإجراءات المناسبة قد اتبعت، وتحديد ما إذا كانت هناك أخطاء في النتائج الأولية.

يضمن هذا المكتب الامتثال لقوانين EEO الفيدرالية والولائية، ويقوم بمراجعة محايدة للاستئنافات، ويصدر قرارًا أو توصية نهائية. بالإضافة إلى ذلك، إذا تم العثور على تناقضات في عملية التحقيق الخاصة بالوكالة، فقد يقدم OWE إرشادات بشأن الإجراءات التصحيحية ويوصي بتحسينات السياسة و/أو الممارسة. هدف OWE هو توفير آلية عادلة وغير متحيزة للموظفين الذين يعتقدون أن شكاواهم لم يتم حلها بشكل صحيح، مما يعزز الثقة في التزام الوكالة بتكافؤ الفرص وعدم التمييز.

§3.1 تقديم استئناف لقرار الوكالة النهائي

تعمل OWE كهيئة استئناف لمراجعة شكاوى التمييز بعد أن يتم الفصل فيها من قبل وكالة التوظيف أولاً وإصدار FAD. يجب على موظفي الدولة الذين يدعون التمييز أولاً تقديم شكوى تمييز إلى وكالتهم للمراجعة والتحقيق المحتمل. يرجى الاتصال بقسم الموارد البشرية في وكالتك لبدء العملية.

يستخدم OWE نظام إدارة الشكاوى عبر الإنترنت لتقديم استئناف إلى FAD الصادر عن الوكالة. لن تقبل OWE سوى النماذج التي يتم تقديمها في الوقت المناسب والمقدمة عبر الإنترنت. انظر § 2.1 المتطلبات الزمنية لتقديم الاستئناف

§3.2 متطلبات الموظفين الذين يقدمون استئنافًا

لن تقبل OWE بعد الآن نماذج الشكاوى المرسلة بالبريد أو الورقية. يجب إكمال جميع النماذج وإرسالها عبر الإنترنت. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة، يرجى الاتصال بمكتبنا.

يجب على مقدم الشكوى اتباع التعليمات أدناه لضمان استلامنا للشكوى.

قم بزيارة موقعنا على الإنترنت وانقر على «كيفية تقديم استئناف». سينقلك الرابط إلى صفحة ويب تسمى نموذج طلب إدارة الموارد البشرية، أو يمكنك اتباع الرابط هنا.
بالنسبة لنوع التقرير، انقر على القائمة المنسدلة وحدد EEO Appeal.
أكمل جميع الأقسام المشار إليها بعلامة النجمة (*).
يرجى تحديد الأساس (الأسس) فقط الذي تم من خلاله قبول الشكوى المقدمة إلى وكالتك. (على سبيل المثال، إذا قبلت وكالتك العمر فقط، فحدد العمر فقط)
قدم شرحًا موجزًا عن سبب عدم موافقتك على القرار النهائي لوكالتك.
- العناصر التي يجب مراعاتها في بيانك الموجز:
  - جدول زمني موجز للأحداث التي دفعتك إلى تقديم شكوى EEO إلى وكالتك، بما في ذلك تاريخ (تواريخ) التمييز المزعوم
  - قدم بإيجاز جميع التفاصيل التي تدعم مطالباتك وأي إجراءات اتخذتها لحل المشكلة قبل تقديم شكوى
  - قم بتضمين سبب عدم موافقتك على قرار الوكالة والأدلة التي تعتقد أنها لم تأخذها في الاعتبار.
  - يرجى التأكد من إرفاق نسخة من FAD
يرجى عدم إرفاق مستندات إضافية بخلاف FAD. يرجى تقديم توقيع لتأكيد أن المعلومات التي شاركتها صحيحة وفقًا لأفضل ما لديك من معرفة واعتقاد.

ملاحظة: يتم تذكير المشتكي بأنه لا يمكن تقديم أدلة جديدة في هذه المرحلة. يجب على المشتكي أن يثبت أنه بناءً على الأدلة المقدمة بالفعل أثناء التحقيق، كان ينبغي للوكالة أن تصل إلى نتيجة مختلفة لصالحها.

بمجرد تقديم الشكوى، لا يلزم اتخاذ أي إجراء آخر. سيقوم المحققون من OWE بمراجعة الشكوى وإخطار المشتكي بحالتها.

For questions regarding the appeals process, you may contact us at (804) 225-2136. You can also email our office at owe@dhrm.virginia.gov.

§3.3 متطلبات الوكالة التي تصدر قرار الوكالة النهائي

يجب على الوكالة اتباع التعليمات أدناه عند صياغة قرار الوكالة النهائي (FAD). يجب أن تكون FAD واضحة وشاملة وتتضمن العناصر الرئيسية التالية:

العنوان ومعلومات الوكالة - يجب أن تتضمن الرسالة اسم الوكالة والمكتب الذي أصدر القرار وتفاصيل الاتصال.
تحديد الحالة - راجع رقم القضية واسم مقدم الشكوى وأي تواريخ ذات صلة تتعلق بعملية الشكوى والاستئناف.
بيان المشكلات - حدد بوضوح الادعاءات المثارة في الشكوى، بما في ذلك الادعاءات المحددة بالتمييز أو التحرش أو الانتقام.
التاريخ الإجرائي - تقديم ملخص لعملية الشكوى، بما في ذلك الخطوات الرئيسية المتخذة والتحقيقات التي أجريت وأي قرارات سابقة.
القوانين والسياسات المعمول بها - راجع قوانين EEO الفيدرالية والولائية ذات الصلة واللوائح وسياسات الوكالة التي تنطبق على الحالة.
النتائج والتحليل - تقديم شرح مفصل للأدلة التي تم النظر فيها والمعايير القانونية المطبقة والأسباب الكامنة وراء القرار. يجب أن يتناول هذا القسم كل مطالبة على حدة.
القرار النهائي - حدد بوضوح القرار النهائي (على سبيل المثال، ما إذا كان التمييز موجودًا أم لا) وأي إجراءات تصحيحية، إن وجدت.
حقوق الاستئناف والخطوات التالية - إبلاغ مقدم الشكوى بحقه في الاستئناف، بما في ذلك المتطلبات الزمنية ومكان التقديم وأي خيارات بديلة لحل النزاعات متاحة.
معلومات الاتصال - تقديم تفاصيل الاتصال لمزيد من الاستفسارات أو التوضيحات بشأن القرار.
التوقيع والتاريخ - يجب أن يتم توقيع القرار من قبل المسؤول المناسب مع العنوان وتاريخ الإصدار.

This ensures transparency, legal compliance, and clear communication of the agency’s decision to the complainant.

For questions or assistance regarding the appeals process, you may contact us at (804) 225-2136. You can also email our Office at owe@dhrm.virginia.gov.

§ 3.4 المتطلبات الزمنية لتقديم الاستئناف

يجب تقديم استئناف الموظف إلى OWE في غضون 15 يومًا تقويميًا من تاريخ FAD.

تاريخ تقديم الاستئناف هو التاريخ الذي يتم فيه تقديمه إلى بوابتنا الإلكترونية.

سيؤدي عدم تقديم الاستئناف في الوقت المناسب إلى إغلاق الاستئناف إداريًا وسيتم الإعفاء من هذا الفشل فقط بسبب ظروف استثنائية.

الشكاوى بسبب تضارب المصالح

§ 4.1 الشروط

ستتعامل OWE مباشرة مع شكاوى التمييز عند تطبيق أي من حالات تضارب المصالح التالية (COI):

الشكوى ضد رئيس وكالة.
الشكوى ضد مدير EEO.
الشكوى موجهة ضد HR Director.

ملاحظة: للتأهل كحالة COI، يجب أن يكون الفرد الذي يرتكب التمييز أحد الأشخاص المذكورين أعلاه. إن مجرد وجود أي من هؤلاء الأفراد خلال الحادث المزعوم لا يكفي لتصنيف الشكوى على أنها COI. في مثل هذه الحالات، يجب تقديم الشكوى أولاً إلى الوكالة. انظر أدناه للحصول على إرشادات إضافية.

إن قضية التمييز التي لا تصنف على أنها تضارب مصالح (COI) ستتضمن ادعاءات ضد مشرف أو مدير أو زميل عمل بدلاً من رئيس الوكالة أو مدير تكافؤ الفرص أو مدير HR.

ستقوم OWE بتقييم هذه الشكاوى للقبول أو الرفض. ستقدم OWE على الفور إخطارًا كتابيًا بقرارها. وفي حالة القبول، يبدأ التحقيق في أقرب وقت ممكن من الناحية الإدارية. في حالة الرفض، ينتهي ارتباط OWE بالمسألة.

§ 4.2 تقديم شكوى بسبب تضارب المصالح

يرجى استخدام نظام الإيداع عبر الإنترنت* واتباع التعليمات أدناه لضمان استلامنا لشكواك.

قم بزيارة موقعنا على الإنترنت وانقر على «كيفية تقديم تمييز بسبب تضارب المصالح». سينقلك الرابط إلى صفحة ويب تسمى نموذج طلب DHRM أو يمكنك اتباع الرابط هنا.
بالنسبة لنوع التقرير، انقر على القائمة المنسدلة وحدد تضارب المصالح في EEO.
أكمل جميع الأقسام المشار إليها بعلامة النجمة (*).
حدد الأساس (الأسس) الذي قبلت وكالتك شكواك من أجله.
اشرح باختصار سبب اعتقادك أنك تعرضت للتمييز. * قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى تأخير معالجة شكواك. *
- أ - العناصر التي ينبغي النظر في إدراجها في بيانك الموجز:
  - جدول زمني موجز للأحداث
  - قدم الأسماء وأرقام الهواتف والألقاب الوظيفية والفئات المحمية لجميع الأشخاص الذين تعتقد أنهم تعرضوا للتمييز
  - قدم بإيجاز جميع التفاصيل التي تدعم مطالباتك
يُرجى تقديم توقيع لتأكيد صحة المعلومات التي قمت بمشاركتها على حد علمك واعتقادك.

بمجرد تقديم الشكوى، لا يلزم اتخاذ أي إجراء آخر. سيقوم المحققون بمراجعة الشكوى وإخطار المشتكي بحالتها.

For questions regarding the appeals process, you may contact us at (804) 225-2136. You can also email our team at owe@dhrm.virginia.gov.

* لن تقبل OWE بعد الآن نماذج الشكاوى البريدية أو الورقية. يجب إكمال جميع النماذج وتقديمها عبر الإنترنت. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة، يُرجى الاتصال بمكتبنا.

يرجى ملاحظة أن تقديم الشكوى لدى Commonwealth لا يمنعك من تقديم شكوى اتحادية لدى لجنة تكافؤ فرص العمل الأمريكية (EEOC). في ولاية فرجينيا، يكون لدى الفرد 300 أيام من تاريخ الحادثة (الحوادث) التمييزية المزعومة لتقديم شكوى إلى لجنة تكافؤ فرص العمل ضد صاحب عمل لديه 15 موظف أو أكثر بتهمة التمييز على أساس العرق أو اللون أو الأصل القومي أو الجنس أو الدين أو المعلومات الجينية و/أو الإعاقة. في ولاية فرجينيا، يكون لدى الفرد 300 يومًا من تاريخ الضرر المزعوم لتقديم شكوى إلى لجنة تكافؤ فرص العمل ضد صاحب عمل خاص أو تابع لمدينة أو مقاطعة لديه 20 موظفين أو أكثر بتهمة التمييز على أساس السن.

§ 4.3 المتطلبات الزمنية لتقديم شكوى بسبب تضارب المصالح

يجوز لجميع موظفي الدولة وموظفي الدولة السابقين والمتقدمين للحصول على وظيفة حكومية تقديم شكوى بشأن التمييز إذا استوفوا المتطلبات على النحو المبين في § 3.0 الشروط.

يمكن للأشخاص الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه تقديم شكوى تمييز إلى OWE في غضون 180 يومًا تقويميًا من آخر فعل للتمييز المزعوم.

تاريخ تقديم الشكوى هو التاريخ الذي يتم فيه تقديمها من خلال النظام عبر الإنترنت.

مسؤوليات EEO

§5.1 مسؤوليات الموظف

يتحمل الموظفون الذين يعتقدون أنهم تعرضوا للتمييز أو المضايقة أو الانتقام مسؤوليات محددة عند النظر في شكوى تكافؤ فرص العمل (EEO) أو تقديمها لضمان عملية حل عادلة وفعالة. تشمل هذه المسؤوليات:

فهم حماية EEO - يجب على الموظفين التعرف على سياسات EEO والقوانين وحقوقهم بموجب اللوائح الفيدرالية والولائية والخاصة بالوكالة.

الإبلاغ في الوقت المناسب - يجب تقديم الشكاوى في غضون الإطار الزمني المطلوب (يرجى الاطلاع على الأقسام المحددة أعلاه للحصول على الجدول الزمني وسياسات الوكالة التي تحدد العملية) لضمان الأهلية للمراجعة.

تقديم معلومات دقيقة وكاملة - يجب على الموظفين أن يصفوا بوضوح التمييز أو الانتقام المزعوم، بما في ذلك التواريخ والأفراد المعنيين وأي تفاصيل ذات صلة أو وثائق داعمة.

التعاون مع التحقيق - يُتوقع من الموظفين المشاركة بحسن نية والرد على الاستفسارات وتقديم الأدلة المطلوبة أو معلومات الشهود لدعم ادعاءاتهم. قد يؤدي عدم الرد على الاستفسارات في غضون 15 يومًا تقويميًا إلى الإغلاق الإداري لشكواهم.

عبء الإثبات - يجب أن يفهم الموظفون أنهم يتحملون عبء إثبات ادعاءاتهم بالتمييز أو الانتقام من خلال تقديم أدلة كافية لدعم مزاعمهم.

استخدام أساليب الحل غير الرسمية - قبل تقديم شكوى رسمية، يتم تشجيع الموظفين على الانخراط في الوساطة أو حل النزاعات البديلة (ADR)، إن وجدت، لحل المشكلات على أدنى مستوى ممكن. ينبغي على الموظفين المهتمين بالوساطة الاتصال بمكتب حل النزاعات العمالية التابع لـ DHRM (EDR) للاستشارة.

الحفاظ على السلوك المهني - أثناء متابعة الشكوى، يجب على الموظفين الالتزام بسياسات مكان العمل وتجنب الإجراءات الانتقامية التي قد تؤثر على التحقيق.

حماية السرية - يجب على الموظفين احترام خصوصية جميع الأطراف المعنية وتجنب مشاركة التفاصيل الحساسة للقضية بما يتجاوز تلك اللازمة للعملية.

طلب التوجيه عند الحاجة - يمكن للموظفين استشارة مستشاري تكافؤ الفرص في وكالاتهم، أو ممثلي الموارد البشرية، أو المستشارين القانونيين لفهم خياراتهم والخطوات التالية.

من خلال الوفاء بهذه المسؤوليات، يساعد الموظفون في ضمان عملية شكاوى EEO عادلة وشاملة وفعالة مع الحفاظ على نزاهة مكان العمل.

ينبغي على الموظفين الاتصال بمكتب تكافؤ الفرص/HR التابع لهم إذا كانوا يواجهون وضعاً سلبياً في وكالتهم. سيقدم موظفو HR/تكافؤ الفرص المشورة بشأن ما إذا كان ينبغي المضي قدماً في تقديم شكوى أو رفع دعوى تمييز.

في حالة تقديم شكوى تمييز، يجب على الموظف أن يتعرف على سياسة وسياسات ونماذج تكافؤ الفرص في وكالته، وذلك بتوجيه من موظفي HR/تكافؤ الفرص. الموظف مسؤول عن تقديم وثائق الحالة، حيث أن عبء الإثبات يقع على عاتقه.

لا يجوز للموظفين التقديم مباشرة إلى OWE، إلا في بعض الحالات الموضحة في عملية تضارب المصالح (COI) الخاصة بـ OWE. يتم تشجيع الموظفين على مراجعة وفهم عملية OWE وهم مسؤولون عن تقديم الاستئناف أو COI إلى OWE في الوقت المناسب.

بينما لا يمكن للموظفين رفع قضية مباشرة إلى OWE (باستثناء حالات COI)، يمكنهم دائمًا طلب الاستشارة. يمكن لـ OWE تقديم إرشادات حول الظروف التي يواجهونها وقد توجههم إلى عملية التظلم المناسبة إن وجدت. يتم تذكير الموظفين بأنه يمكنهم في نفس الوقت تقديم شكوى بشأن التمييز إلى وكالة التوظيف الخاصة بهم ولجنة تكافؤ فرص العمل.

§ 5.2 مسؤوليات الوكالة

Agencies must have EEO personnel that have received training in conducting EEO Investigations, preferably the New Investigators Training by the Equal Employment Opportunity Commission Training Institute.

Agency Heads, Managers, and Supervisors should receive relevant EEO training. Agency Heads should have awareness of complaints within their agency.

Agencies are responsible for developing EEO Policy statements and informing employees of such policies.

Agencies must inform employees and applicants of their EEO rights and ensure that all EEO posters are displayed in visible locations accessible to both employees and applicants.

Employees often struggle to determine whether they should file a grievance or if their situation constitutes discrimination. To address this, training and consultation should be available through the HR/EEO office. Agencies also reach out to OWE to provide such training. Agencies should also notify employees of their right to consult with the OWE for guidance.

Agencies must develop an EEO complaint process by which they can collect information related to allegations of discrimination. The agency complaint process should include detailed forms to collect information as well as have clear directions for the employee on how to fill the form and provide all information to create a case.

Agencies are required to respond to all complaints of discrimination in a timely and professional manner. Upon receipt of a discrimination complaint, the agency must acknowledge the complaint promptly and inform the complainant of the next steps in the process. Timely responses are essential to demonstrate the agency's commitment to addressing discrimination concerns, ensuring fairness, and maintaining trust. Acknowledging receipt of complaints helps to reassure employees that their concerns are taken seriously, promotes transparency, and minimizes the potential for escalation. It also supports a respectful and compliant workplace environment, aligning with the agency's legal and ethical responsibilities to address discrimination promptly.

The complaint must be received in a timely manner and the case should be investigated by trained employees as referenced above. There should be a timeline within which the case is accepted and investigated. This timeline should be communicated to the employee. Agency investigators must inform the employee in writing of the acceptance of their complaint. Acceptance letters should include when the complaint was filed, the allegations and issues the employee brought forward, and the allegations and issues the agency has accepted for investigation. A final agency decision must be issued at the conclusion of the investigation.

Agencies must inform employees of their right to file an appeal with the DHRM's Office of Workforce Engagement if they are dissatisfied with the final decision issued by their employing agency. Agency EEO personnel should familiarize themselves with the DHRM complaint process to assist employees in either filing an appeal to the FAD, as outlined above, or filing directly with DHRM in cases where DHRM accepts complaints directly, as specified in the COI section of the DHRM discrimination complaint process.

To protect employee rights to appeal within 15 calendar days of the FAD, the FAD must be dated the same date it is presented to the employee.

If an employee appeals the FAD and the appeal is accepted by OWE, the agency’s Human Resource Office and/or EEO Office is required to provide a copy of the agency FAD, including a copy of the employee's complaint form, the acceptance letter, attachments submitted by the employee.

Agencies that do not currently have an EEO complaint process as outlined above, should contact the OWE for consultation and support in building a comprehensive EEO process.

§ 5.3 متطلبات إعداد تقارير EEO الإلزامية للوكالة

تتحمل الوكالات مسؤولية إكمال وتقديم تقرير حالة EDR/EEO نصف السنوي وفقًا لما هو مطلوب من قبل DHRM. ولهذا الغرض، من المهم للغاية أن تحتفظ الوكالات بسجلات لجميع القضايا المرفوعة والمعلومات ذات الصلة. يجب على الوكالات أيضًا تضمين القضايا التي تم رفعها إلى EEOC. لا ينبغي تجميع الحالات المبلغ عنها. يجب على الوكالات إدراج كل حالة على حدة وإدراج عدد الادعاءات والقضية والوضع الحالي ونتائج كل حالة.

ستقوم OWE بإخطار الوكالات بموعد استكمال هذه التقارير وإعادتها إلى OWE. لأية أسئلة تتعلق بهذا التقرير، يرجى الاتصال بـ OWE.

6.0 تعريفات

العمر: التمييز ضد الموظفين الذين تبلغ أعمارهم 40 عامًا أو أكثر.

رئيس الوكالة: المدير أو المفوض أو أي رئيس آخر معين للوكالة الحكومية أو الفرد الذي تم تفويضه بسلطة العمل نيابة عن رئيس الوكالة.

الاستئناف: عملية يقوم فيها الموظف بتقديم استئناف بعد تلقي قرار الوكالة النهائي (FAD) بشأن شكوى EEO.

القواعد (الفئات المحمية): السبب أو الخاصية المحددة (مثل العرق والجنس والعمر والإعاقة وما إلى ذلك) التي يعتقد الموظف أنها أدت إلى معاملة غير عادلة أو تمييز في مكان العمل.

عبء الإثبات: يشير إلى مسؤولية مقدم الشكوى (الموظف) عن تقديم أدلة كافية لدعم ادعائه بالتمييز أو التحرش أو الانتقام. يجب أن يثبت مقدم الشكوى أنه تعرض لمعاملة سلبية على أساس خاصية محمية (مثل العرق أو الجنس أو الإعاقة أو العمر) وأن هذا العلاج ينتهك قوانين EEO.

اللون: التمييز على أساس لون بشرة الشخص، بغض النظر عن عرقه.

الشكوى: ادعاء رسمي مقدم من موظف يدعي التمييز أو التحرش أو الانتقام في انتهاك لقوانين EEO.

تضارب المصالح (COI): حالة يكون فيها تضارب محتمل ناتج عن التمييز الذي يشمل القيادة العليا (رئيس الوكالة، مدير الموارد البشرية، أو مدير تكافؤ الفرص).

الإعاقة: التمييز على أساس الإعاقات الجسدية أو العقلية التي تحد بشكل كبير من نشاط واحد أو أكثر من أنشطة الحياة الرئيسية.

التمييز: المعاملة غير العادلة لفرد أو مجموعة على أساس خاصية محمية مثل العرق أو الجنس أو الإعاقة أو العمر. راجع سياسة DHRM 2.05، تكافؤ فرص العمل

تكافؤ فرص العمل (EEO): مبدأ أن جميع الموظفين يجب أن يتمتعوا بمعاملة عادلة في قرارات التوظيف، بغض النظر عن الخصائص المحمية.

محقق EEO: فرد تم تدريبه على إجراء تحقيقات EEO.

مدير EEO: الشخص المسؤول عن التعامل مع المسائل المتعلقة بتكافؤ فرص العمل بما في ذلك التحقيقات في شكاوى التمييز.

قرار الوكالة النهائي (FAD): قرار مكتوب للوكالة بشأن شكوى رسمية تتعلق بالتمييز لمقدم الشكوى يشرح نتائج الشكوى ويشرح معلومات الاستئناف.

المعلومات الجينية: التمييز على أساس المعلومات الجينية للفرد، بما في ذلك التاريخ الطبي للعائلة.

التظلم: شكوى مكتوبة في نموذج التظلم A توضح إجراءات الإدارة والإغفالات التي يتم الطعن فيها، والحقائق الداعمة للتظلم، والإغاثة المطلوبة.

HR Director: الشخص المسؤول عن الإشراف على جميع عمليات HR.

الوساطة: عملية تطوعية يمكن للأفراد من خلالها، بمساعدة الوسطاء، التوصل إلى اتفاق لحل القضايا المتعلقة بالعمل.

الأصل القومي: التمييز على أساس مسقط رأس الموظف أو أصله أو ثقافته أو لغته.

العرق: التمييز على أساس عرق الموظف (أو السمات المرتبطة تاريخيًا بالعرق بما في ذلك نسيج الشعر ونوع الشعر وتسريحات الشعر الواقية مثل الضفائر والأقفال والالتواءات) أو العرق.

الدين: التمييز على أساس المعتقدات أو الممارسات الدينية للموظف.

الانتقام: التمييز أو الإجراءات السلبية المتخذة ضد موظف لمشاركته في أنشطة محمية، مثل تقديم شكوى أو المشاركة في التحقيق.